Thiết kế phần mềm quản lý Khách sạn – Nhà hàng – Homestay đa nền tảng

Thiết kế phần mềm quản lý Khách sạn - Nhà hàng - Homestay đa nền tảng

Trong thời đại công nghệ phát triển, các phần mềm ngày càng được ứng dụng nhiều hơn. Không chỉ giúp tối ưu thời gian và chi phí, các phần mềm quản lý khách sạn này còn giúp tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả. Hầu hết các khách sạn, nhà hàng, homestay đều áp dụng phần mềm công nghệ để hỗ trợ công việc thêm hiệu quả. Vậy phần mềm quản lý khách sạn, nhà hàng, homestay là gì? Và phần mềm quản lý khách sạn mang lại những lợi ích gì? Trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu về phần mềm này nhé.

Giới thiệu về phần mềm quản lý khách sạn, nhà hàng, homestay

Phần mềm PMS khách sạn hay còn được gọi với các tên tiếng Anh là Property Management System. Có nhiều cách hiểu khác nhau dành cho công cụ này. Tuy nhiên, mọi người có thể hiểu một cách đơn giản thì đây là một phần mềm được dùng trong hoạt động điều hành, quản lý và kinh doanh của khách sạn.

Giới thiệu về phần mềm quản lý khách sạn

Phần mềm này mang tới các tính năng như quản lý phòng ốc, quản lý quầy lễ tân, quản lý thông tin khách đặt phòng, quản lý báo cáo, quản lý khách sạn, quản lý các kênh phân phối – hợp tác, quản lý từ xa, kết nối các từ khóa,…

Thực tế có khá nhiều cách khác nhau để phân chia các loại phần mềm này. Tuy nhiên, dựa trên các yếu tố về công nghệ người dùng có thể chia chúng thành 2 loại chính sau:

 – Phần mềm quản lý truyền thống: Kiểu phần mềm này sẽ đưa mọi dữ liệu thông tin được cập nhật toàn bộ về hệ thống của máy chủ lưu dữ liệu cục bộ của khách sạn. Và để có thể duy trì và quản lý cũng như vận hành được đúng hệ thống này các khách sạn cần thuê một đội ngũ nhân viên IT có trình độ chuyên môn. Bên cạnh đó, khách sạn cũng cần phải sử dụng thêm máy chủ để lưu trữ dữ liệu.

 – Phần mềm quản lý ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Kiểu phần mềm này ứng dụng công nghệ điện toán đám mây. Các dữ liệu này sẽ không được lưu trữ cục bộ tại máy chủ mà sẽ được gửi cũng như lưu trữ ở chính nhà cung cấp. Do đó, khi lựa chọn hình loại phần mềm này khách sạn cần thuê thêm đội ngũ IT và đầu tư máy chủ riêng. Bên cạnh đó, nhờ sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Do đó, các nhà quản lý có thể truy cập vào phần mềm tại bất cứ đâu, bất cứ khi nào.

Những lợi ích phần mềm quản lý khách sạn – Nhà hàng – Homestay mang lại

Dễ dàng quản lý và kiểm soát, tiết kiệm thời gian

Số lượng thông tin khách hàng check-out hay check-in hay các công việc dịch vụ mỗi ngày tại các khách sạn, nhà hàng là rất nhiều. Việc phải lập báo cáo mỗi ngày chắc chắn sẽ khiến cho các nhân viên, những người quản lý cảm thấy mệt mỏi. Hơn nữa, vận hành theo cách truyền thống thủ công này có khả năng xảy ra sai sót số liệu là rất cao.

Phần mềm khách sạn dễ dàng quản lý, thời gian

Với ứng dụng quản lý khách sạn, mọi thông tin số liệu xuất nhập sẽ được lưu trữ ngay tại máy chủ, các hóa đơn sẽ được cập nhật và báo cáo theo giờ, ngày giúp cho người quản lý có thể dễ dàng tổng hợp và kiểm soát một cách hiệu và đơn giản nhất.

Không chỉ vậy, phần mềm quản lý khách sạn còn giúp tiết kiệm thời gian giải quyết các công việc ở nhiều mảng. Ví dụ như trong việc dọn vệ sinh các phòng, chắc chắn bất cứ ai khi tới khách sạn cũng đều mong muốn phòng của mình được sạch sẽ như mới. Tuy nhiên, theo một cuộc khảo sát đã cho thấy được các nhân viên phải mất tới 15% thời gian để có thể tìm thấy chính xác phòng mình cần dọn.

Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà nghỉ miễn phí, việc ghép nhân viên dọn hay thao tác tìm phòng sẽ được xử lý ngay trên hệ thống, báo cáo trực tiếp cho các nhân viên. Nhờ vậy, họ chỉ cần tới thẳng phòng được thông báo để thực hiện.

Giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp

Giảm thiểu rủi ro chính là một trong những công dụng hữu ích nhất của các phần mềm quản lý khách sạn. Bởi trong kinh doanh bất cứ một đơn vị nào cũng đều lo về vấn đề rủi ro và thất thoát, đặc biệt là các ngành dịch vụ. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm quản lý homestay, bên cạnh việc thủ tục check-out, check-in nhanh chóng thì khả năng kết nối khóa từ cũng mang tới nhiều điểm thuận tiện. Chức năng của khóa từ là nếu mọi người không có mã phòng thì chắc chắn không thể vào phòng.

Theo đó, mỗi khách tới đặt phòng sẽ được tạo một mã khóa mới. Điều này giúp cho hiện tượng trộm cắp, mất đồ, thất thoát,… được giảm thiểu tới mức tối đa. Khách hàng cũng có thể yêu tâm hơn về vấn đề nhân viên không làm đúng giá hay đồ đạc bị mất. Nhờ vậy, khách sạn cũng sẽ đỡ đi được một bước trong việc quản lý an ninh.

Tăng cường khả năng cạnh tranh

Phần mềm quản lý khách sạn tăng cường khả năng cạnh tranh

Khi phần mềm hỗ trợ quản lý khách sạn chuyên nghiệp với nhiều tính năng tiện lợi chắc chắn khách sạn sẽ được khách hàng chú ý cũng như lựa chọn nhiều hơn. Một ví dụ đơn giản là khách hàng chắc chắn sẽ chọn một khách sạn có check-in nhanh chóng thay vì chọn một nơi phải ghi chép, làm giấy từ thủ tục, ký tên mất nhiều thời gian.

Bởi tâm lý của những người đi thuê phòng khách sạn luôn là một hành trình mệt mỏi trên xe, họ chỉ muốn nhanh chóng để có thể lên phòng và nghỉ ngơi. Chính vì vậy, nếu như khách sạn của mọi người có sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng chắc chắn sức cạnh tranh sẽ tốt hơn so với những khách sạn không sử dụng.

Giảm thiểu chi phí cho nhân sự

Nếu không áp dụng công nghệ phần mềm vào việc quản lý chắc chắn các nhà hàng – khách sạn sẽ cần phải thuê một lượng lớn nhân sự để phục vụ cho các bộ phận như lễ tân, bảo vệ, vệ sinh, trưởng quầy, an ninh và các phòng ban.

Lý do là bởi khi không có phần mềm hỗ trợ mọi việc cần được xử lý đều sẽ được làm thủ công. Ghi chép các thông tin và truyền từ người này sang người khác. Khối lượng công việc nhiều khiến cho lượng nhân sự cũng nhiều theo. Việc ứng dụng công nghệ phần mềm giúp cắt giảm được rất nhiều nhân sự từ nhiều bộ phận cũng như tiết kiệm được một khoản chi phí đang kể.

Hỗ trợ quản lý khách sạn, nhà hàng, homestay từ xa

Phần mềm hỗ trợ quản lý khách sạn, nhà hàng, homestay từ xa

Có thể quản lý khách sạn một cách hiệu quả nhất là điều mà bất cứ ai cũng đều mong muốn. Tuy nhiên, không ai có thể lúc nào cũng ở khách sạn để tổng hợp các báo cáo cũng như theo dõi hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Với phần mềm hỗ trợ quản lý khác sạn, mọi người có thể theo dõi và kiểm soát mọi công việc ngay cả khi đi xa. Phần mềm sẽ giúp cho người dùng có thể quản lý mọi hoạt động từ xa. Tất cả mọi thứ cần có là một thiết bị công nghệ thông minh như ipad, laptop, smartphone, tablet,… được kết nối internet.

Sử dụng phần mềm quản lý giúp hỗ trợ các khách sạn, nhà hàng hay homestay một cách hiệu quả nhất. Theo đó, mọi người nên tìm hiểu và ứng dụng các phần mềm quản lý khách sạn này vào quy trình hoạt động của mình. Không những chỉ cần có được phần mềm khách sạn chất lượng để quản lý công việc khách sạn thì cần phải có sở hữu website khách sạn chất lượng để có thể phát triển chiến lược quảng bá thương hiệu. Mọi công việc sẽ được diễn ra theo đúng dự tính, được sắp xếp kỹ lượng và báo cáo rõ ràng.